Todos sabemos lo importante que es que un Balance cuadre, es decir, que la suma total de las partidas del Activo sea igual al total del Pasivo. Como el Activo expresa el valor económico de lo que la empresa tiene y el Pasivo dice de dónde ha salido el dinero para adquirirlo, si no se produce la igualdad, algo falla.
El dinero de un Balance, como la energía, ni se crea ni se destruye, sólo se transforma. Por tanto, todo lo que hay en el Activo tiene que haber salido de alguna partida del Pasivo y todo lo que hay en el Pasivo debe estar aplicado en alguna cuenta del Activo. De ahí la importancia de que las sumas de ambos coincidan.
Como la energía, el dinero de un Balance ni se crea ni se destruye, sólo se transforma
Las fuentes de las que procede el dinero de una empresa son tres: el capital aportado por los accionistas, los préstamos que tiene la empresa -bien sean de bancos, bien de proveedores que están dispuestos a esperar un tiempo hasta cobrar sus facturas o de otros acreedores que también nos dan un tiempo para pagarles lo que les debemos- y los beneficios generados por la actividad, que se dejan en la empresa en previsión de lo que pueda surgir en el futuro. A esta última fuente, dado su carácter previsor, la denominamos Reservas.
Por terminar con la nomenclatura, digamos por último que la suma de las cantidades de Capital y Reservas componen en conjunto la partida del pasivo que se denomina Fondos propios, para diferenciarla de las fuentes de financiación que son aportadas por ajenos (los acreedores).
Tal y como lo hemos explicado, parece que las Reservas siempre deberían ser positivas, pues son la parte de los beneficios que se han ido dejando en la empresa para incrementar sus Fondos propios. Pero ¿qué pasa cuando en un ejercicio tenemos pérdidas? Pues que estos beneficios negativos también deberían llevarse a Reservas con su signo correspondiente, es decir, restando. Al fin y al cabo de eso se trataba: generamos Reservas –ahorramos- para cuando llegasen los malos tiempos y qué tiempos peores que aquellos en los que el negocio arroja pérdidas.
Pero si las pérdidas llegan a superar el total de los beneficios retenidos durante los años anteriores, podría ocurrir que las Reservas pasasen a ser negativas, lo que disminuiría la partida de Fondos propios hasta incluso dejarla a cero. Ojo, hablamos de disminuir la partida de Fondos propios, no la del Capital. ¿Y no es lo mismo?, pues no. Veamos porqué con un ejemplo:
En nuestra simulación Income/Outcome suele ocurrir que las cuentas de resultados de los equipos dan pérdidas en el primer periodo de simulación. Al elaborar el Balance de su empresa los participantes se encuentran con la desagradable sorpresa de que las sumas del Activo y del Pasivo no cuadran. Tras revisar una y otra vez sus fichas, al final dan con la razón: si hemos tenido pérdidas será porque hemos gastado más de lo que hemos ingresado, luego ha salido dinero de la empresa. Efectivamente, eso es también lo que se ve en el Activo, que es más pequeño que el del ejercicio anterior…, entonces, dado que tenemos menos dinero aplicado en activos de la empresa, también habría que reflejarlo en el Pasivo, disminuyéndolo en la misma cantidad.
Habremos dejado constancia de la parte de responsabilidad que corresponde al inversor y la que tiene que ver con el gestor
Al tratarse de los primeros periodos de actividad, las empresas no han tenido oportunidad de generar Reservas –todavía no han creado esa cuenta del Pasivo-, por lo que los participantes caen en la tentación –por otra parte, lógica- de restar la cifra de pérdidas directamente de la cuenta de Capital. Al hacer esta operación, el Balance cuadra; todos contentos.
En la junta general que se celebra a continuación, los representantes de los accionistas se quedan atónitos al comprobar que la cifra del Capital que aparece en el Balance es menor que la cantidad que ellos habían desembolsado. “Oiga -inquieren al Director General-, en esta empresa yo he puesto tanto y aquí dice que sólo puse cuanto. ¿Cómo es posible?”.
Con gran paciencia el Director General explica que, dado que el negocio ha ido mal durante el primer año de funcionamiento, el valor de su inversión se ha reducido. Por eso, aunque es verdad que desembolsó más dinero, parte de él se ha ido con los gastos del primer periodo así que, de su inversión inicial, sólo queda lo que figura ahora en la cuenta de Capital.
“Estoy de acuerdo en que, como consecuencia de la pérdida, se ha reducido el valor de mi inversión –responde el accionista- pero deje claro la parte de responsabilidad de cada uno: yo como accionista puse un Capital y quiero que el Balance lo refleje en su totalidad; las pérdidas son consecuencia de su gestión y quiero que el Balance también lo refleje. Por tanto, vaya anotando esas pérdidas en la cuenta de Reservas aunque quede en negativo”.
De esta forma también reducimos el capítulo de Fondos propios y el Balance vuelve a cuadrar. El efecto es el mismo que si hubiésemos restado la pérdida de la cuenta de Capital, ya que el total del Pasivo habrá disminuido en idéntica cantidad, pero dejando constancia de la parte de responsabilidad que corresponde al inversor, que puso una cantidad dinero en la empresa y la del gestor, que es quien lo ha manejado hasta el momento.